Auto aziendali a dipendenti, collaboratori, soci e amministratori: nuovi adempimenti
A seguito delle modifiche apportate al codice della strada nel 2010, le aziende che a partire dal 3.11.2014 concedono la disponibilità di autoveicoli ai propri dipendenti e/o collaboratori e/o soci e/o amministratori, per un periodo superiore a 30 giorni, dovranno obbligatoriamente comunicare i nominativi presso l’archivio nazionale dei veicoli al fine dell’annotazione sulle carte di circolazione.
Con l’emanazione della circolare 10.7.2014 n° 15513 da parte del Ministero dei Trasporti si prescrive infatti che a partire dal 3.11.2014 l’utilizzatore debba richiedere l’aggiornamento della carta di circolazione a fronte di variazione dell’intestatario, ovvero a fronte della disponibilità del veicolo per periodi superiori a 30 giorni in favore di soggetti diversi dall’intestatario. Infine, ultimi chiarimenti sono stati forniti con la Circolare 27.10.2014 n° 23743.
Fattispecie interessata.
Le aziende che concedono l’utilizzo del veicolo aziendale a fini personali e gratuitamente a soci, dipendenti, collaboratori e amministratori, anche verso soggetti diversi dalle persone fisiche quali Enti, Aziende e Organizzazioni, per periodi superiori a 30 giorni consecutivi devono procedere con la comunicazione e l’aggiornamento della carta di circolazione.
Il tutto è operativo anche ai veicoli intestati all’imprenditore individuale se individuati tra i beni strumentali dell’impresa. In tal caso deve essere aggiornato l’Archivio Nazionale e non la carta di circolazione, salvo che non sia un bene strettamente ed esclusivamente personale dell’imprenditore.
Veicoli aziendali
Quelli detenuti dall’azienda a titolo di proprietà , usufrutto, leasing e locazione senza conducente, ovvero acquistati con patto di riservato dominio.
Computo del termine
Gli obblighi di comunicazione sono subordinati all’utilizzo di veicoli per periodi superiori a 30 giorni da parte di soggetti diversi dagli intestatari. Il termine è da computare in giorni naturali e consecutivi e non rileva la circostanza che si esaurisca nell’arco di un unico anno solare o si protragga a cavallo di due o più anni.
Il termine è computabile in base all’atto sottoscritto ove indicato l’utilizzatore dell’auto e il periodo di utilizzazione. Pertanto, a titolo esemplificativo, se l’azienda X concede con un contratto di comodato l’auto al dipendente Y per i giorni tra il 15.11.2014 e il 30.11.2014, non vi è obbligo di comunicazione in quanto i giorni di utilizzazione sono esclusivamente 15, ma se il dipendente viene fermato, per un controllo da parte della Polizia Municipale, a bordo dell’autovettura il 15.12.2014 ovviamente l’azienda è sanzionabile.
La novella è operativa esclusivamente per gli atti decorrenti dal 3.11.2014. Pertanto per quelli con data certa antecedente non si applica la nuova normativa.
Gli obblighi di comunicazione devono essere adempiuti entro 30 giorni da:
- Variazione denominazione e ragione sociale dell’ente intestatario;
- Variazione generalità della persona fisica intestataria;
- Data di stipula del comodato;
- Data di notifica dell’affidatario del provvedimento di custodia giudiziale;
- Data di decesso del veicolo intestato al de cuius;
- Data di stipula del contratto rent to buy.
Entro 30 giorni vanno comunicate anche eventuali proroghe e cessazioni di quanto già annotato.
Casi di esclusione
Casi di esclusione sono:
- utilizzo di veicoli aziendali in disponibilità di fringe benefit (in quanto viene meno il carattere di gratuità );
- utilizzo comunque promiscuo di veicoli aziendali (es. veicoli impiegati per l’esercizio di attività lavorative ed utilizzati dal dipendente per raggiungere sede di lavoro o la propria abitazione o nel tempo libero) in quanto viene meno l’utilizzo esclusivo e personale del veicolo.
- Utilizzo alternato di più dipendenti, in quanto viene meno l’esclusività e la continuità dell’utilizzo.
Sanzioni
Il mancato adempimento in caso di obbligatorietà della comunicazione comporta la multa pari a 705 euro e il ritiro della carta di circolazione.