I rimborsi spese per le missioni o trasferte dei dipendenti sono soggetti a diverse limitazioni per quanto riguarda la completa deducibilità dalle tasse. Bisogna innanzitutto chiarire che con il termine ‘trasferta’ si intende uno spostamento temporaneo del lavoratore verso una località diversa da quella dove svolge la propria attività.
Quindi, l’attività lavorativa in caso di trasferta, deve essere svolta al di fuori del comune in cui è ubicata la sede di lavoro del dipendente o, nel caso degli amministratori, qualora non sia esplicitata chiaramente la sede di lavoro, al di fuori del comune in cui egli stesso ha la residenza. Eventuali rimborsi spese all’interno del comune della sede di lavoro, infatti, concorrono invece a formare il reddito del dipendente, come stabilito dal Tuir.
I CCNL solitamente disciplinano sia dal punto di vista normativo che economico la missione/trasferta.
Si distinguono prima di tutto due tipi di rimborsi spese: analitico (in cui vengono elencate espressamente tutte le voci di spesa) o forfetario.
Partiamo dal rimborso analitico. Non concorrono a formare il reddito del dipendente le spese relative a vitto, alloggio, viaggio o trasporto, e altre voci anche non documentabili fino al tetto di 15,49 euro al giorno (che diventano 25,82 se la trasferta è all’estero). E’ evidente che il rimborso analitico rappresenta un mero ristoro da parte dell’azienda delle spese effettivamente sostenute e documentate e, in quanto tale, non può contribuire a formare il reddito del dipendente. Ci sono, comunque, dei limiti imposti dalla normativa, sia per quanto riguarda la tassazione del reddito dipendente sia per la deducibilità da parte dell’azienda. Vitto e alloggio non sono mai tassati mentre per le aziende la deducibilità è possibile fino a un tetto di 180,76 euro per l’Italia e 258,23 per l’estero. Per il viaggio, con veicolo proprio, la spesa deve rientrare nei limiti tabellari imposti dall’Aci e, ai fini della deducibilità aziendale, l’auto non deve avere più di 17 cavali (20 se motore diesel): criterio, quest’ultimo, che vale anche per il noleggio. Sempre deducibili e non tassabili le spese sostenute per utilizzo del mezzi di trasporto pubblici.
Il rimborso forfettario riconosce invece un ristoro generico a prescindere dalla documentazione presentata per vitto, alloggio e altre piccole spese. Rimangono invece considerati in via analitica, autonoma e documentata, i rimborsi per le spese di viaggio e trasporto. Esistono tre diversi tipi di rimborsi forfettari. Forfait integrale: 46,48 euro al giorno (77,47 per l’estero), escluse le spese di viaggio e trasporto. Forfait parziale 1: 30,96 euro (54,65 per l’estero) da cui è possibile escludere oltre a viaggio e trasporto anche una fra le due voci di vitto o alloggio, da rimborsare in via analitica e documentale. Forfait parziale 2: 15,49 euro al giorno (25,82 all’estero) con rimborso in via analitica e documentale di viaggio, trasporto, vitto e alloggio. Per quanto riguarda il dipendente, viene tassato come reddito da lavoro tutta la parte eccedente la somma forfettaria, con esclusione di viaggio e trasporto. Ai fini della deducibilità in capo al datore di lavoro, invece, vale quanto detto per il rimborso analitico.